Verhaltensregeln – Telefonkonferenz des Gewerbeverein Gotha e.V.

1. Regel: Ruhiges Umfeld für die Telefonkonferenz schaffen

Dieses Problem kennen wohl alle: Mitten in einer Telefonkonferenz klingelt plötzlich ein weiteres Telefon oder die Alarmsirenen von einem Einsatzwagen ist von der Straße zu hören. Daher ist die wichtigste Regeln einer Telefonkonferenz: Schaffen oder suchen Sie sich ein ruhiges Umfeld, um ungestört an der Konferenz teilnehmen zu können.

Die besten Tipps für die Einwahl der der Konferenzteilnehmer

…vom Büro
Wenn Sie in einem Einzelbüro sitzen, hängen Sie ein Schild an die Tür mit dem Hinweis, dass Sie gerade eine Telefonkonferenz führen. Sie können auch eine Zeitangabe machen, wann Sie wieder erreichbar sind.
Wenn weitere Kollegen im Büro arbeiten informieren Sie diese über Ihre anstehende Telefonkonferenz und bitten Sie sie, laute Geräusche möglichst zu vermeiden.
Wählen Sie sich in die Telefonkonferenz ein.
(Einwahlnummer (DE): 0221 98882117 / Zugangscode: 740412#)

Nennen Sie Ihren Namen und stellen Sie sich ggf. kurz vor, wenn einige Teilnehmer Sie noch nicht kennen.

…von zu Hause
Wenn Sie sich von zu Hause aus einwählen, ziehen Sie sich nach Möglichkeit in einen Raum zurück, in dem Sie ungestört sind.
Die Küche ist kein geeigneter Raum, um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Nebengeräusche wie z. B. laufendes Wasser sind sehr leicht zu hören und werden als störend empfunden.
Versuchen Sie auch, Haustiere außer Reichweite zu halten, um Störungen durch sie zu vermeiden.
Schalten Sie nach Möglichkeit Ihr Telefon stumm, wenn Sie nicht sprechen.

…unterwegs vom Mobiltelefon
Versuchen Sie, sich während der Telefonkonferenz an einem Ort aufzuhalten, damit Sie nicht den Empfang verlieren, während Sie sprechen.
Sie sollten nicht während der Autofahrt an einer Telefonkonferenz teilnehmen – zumindest nicht, wenn Sie am Steuer sitzen. Auch mit einer Freisprechanlage werden Sie zu sehr abgelenkt.
Bitte bedenken Sie, dass die Kommunikation über Mobiltelefone weniger sicher ist, als die Kommunikation über das Festnetz.

2. Regel zum Verhalten der Teilnehmer während der Telefonkonferenz

Generell gilt: Sprechen Sie in einer Telefonkonferenz deutlicher und langsamer, als Sie es in einem Direktdialog tun würden. Damit gleichen Sie einen Teil der reduzierten Sprachqualität aus.
Rechnen Sie insbesondere bei größeren Entfernungen mit einer Sprach-Verzögerung und machen Sie entsprechend ausreichende Pausen.

Halten Sie sich an die festgelegte Rollenverteilung und das, was der Moderator sagt. Unterbrechen Sie nicht, sondern lassen Sie die Sprechenden grundsätzlich ausreden.
Bitte beachten Sie, dass Audiokonferenzsysteme sehr empfindlich sind und selbst die kleinsten Geräusche registrieren, auch das Tippen auf einer Tastatur.

3. Verhalten des Moderators während der Telefonkonferenz

Für den Moderator gelten ganz besondere Regeln während der Telko/Telefonkonferenz. Er hat die Aufgabe und die Verantwortung, den Austausch zu moderieren und die Teilnehmer so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein positives Ergebnis steht.

Viel Spaß, bleiben Sie fair, bewahren Sie die üblichen Umgangsformen!